Per comuni, associazioni e ambiti sociali
Metti nella stessa tabella le richieste degli utenti, i mezzi che hai davvero e le ore che i volontari ti hanno dato: le corse si raggruppano per zona e per fascia oraria, e i viaggi a vuoto diminuiscono.
Ogni autista parte con il suo foglio di viaggio e ogni corsa resta scritta, con chilometri e orari pronti per il rendiconto al comune.
Corsa ricorrente Corsa accorpata per zona Casella ancora libera
Il problema
Chi coordina il trasporto sociale conosce la scena a memoria: le richieste che arrivano da ogni parte, i volontari che si liberano all'ultimo momento e un unico mezzo attrezzato da far bastare per tutti.
La giornata comincia alle otto con il telefono dell'ufficio che squilla mentre il cellulare di servizio vibra già sul tavolo. Una signora chiede il trasporto per la visita di giovedì alle undici, all'ospedale a trentacinque chilometri; il figlio di un altro utente avvisa che il padre esce dalla dialisi più tardi del solito e che qualcuno deve aspettarlo; l'assistente sociale segnala una nuova presa in carico che parte da lunedì, tre volte a settimana, con la carrozzina. La coordinatrice apre il quaderno, guarda la pagina della settimana e comincia a incastrare orari a matita, perché il mezzo con la pedana è uno solo e giovedì mattina risulta già impegnato.
Poi ci sono gli autisti, che sono volontari e non dipendenti. Le disponibilità arrivano a voce il sabato in sede, per messaggio la domenica sera, con una telefonata il lunedì mattina quando qualcuno dà forfait per un impegno di famiglia. Uno guida solo il minibus, un altro preferisce non fare la superstrada, un terzo è disponibile solo il pomeriggio. Il piano che sembrava chiuso venerdì viene riscritto ogni mattina, e quando manca un incastro si finisce per mandare un mezzo a prendere una persona sola, portarla in ospedale e tornare indietro vuoti, mentre a tre chilometri di distanza un'altra corsa parte mezz'ora dopo verso lo stesso reparto.
A fine trimestre arriva la parte che nessuno ama. L'ufficio servizi alla persona chiede il rendiconto previsto dalla convenzione: numero di corse, utenti serviti, chilometri percorsi, spese effettivamente sostenute e documentate. I fogli di viaggio stanno in una busta di plastica nell'armadio della sede, qualcuno senza chilometri al rientro, qualcuno con la data scritta a metà. Si ricostruisce a memoria, si telefona agli autisti per chiedere se quel giorno erano andati a Vigevano o a Mortara, e il risultato è un foglio di calcolo che nessuno saprebbe difendere se qualcuno lo controllasse riga per riga.
La soluzione
Non un'applicazione in più da imparare, ma il posto in cui le informazioni del servizio smettono di stare in tre teste diverse.
TrasportoSolidale mette in un posto solo le tre cose che oggi stanno in tre teste diverse. Le richieste, con l'utente, l'indirizzo di partenza, l'appuntamento, il ritorno, l'esigenza di carrozzina o di accompagnatore. I mezzi, con i posti disponibili, la pedana, gli ancoraggi e le scadenze di revisione e assicurazione. I volontari, con le fasce in cui sono liberi, i mezzi che se la sentono di guidare e la validità della patente. Quando inserisci una richiesta vedi subito chi e che cosa è libero in quella fascia, e la sovrapposizione ti viene segnalata prima che diventi una telefonata di scuse.
Da lì nasce il piano della settimana. Le corse ricorrenti, quelle della dialisi o della fisioterapia, si ripetono da sole e occupano il calendario prima delle altre; le richieste nuove si incastrano negli spazi che restano; le partenze vicine per zona e per fascia oraria vengono proposte come corsa unica, così un viaggio porta due o tre persone invece di una. Ogni autista riceve il suo foglio di viaggio, sulla carta o sul telefono, con gli indirizzi in ordine e i chilometri da segnare. Alla chiusura della corsa i numeri entrano nel registro, e il rendiconto della convenzione smette di essere un lavoro di ricostruzione.
Si parte dai dati che avete già, anche se sono su un foglio di calcolo o su una rubrica cartacea. Per ogni utente si registrano indirizzo, esigenze reali di trasporto (carrozzina, deambulatore, presenza di un accompagnatore) e la fascia di compartecipazione prevista dal regolamento comunale. Per ogni mezzo, posti, pedana e scadenze. Per ogni volontario, disponibilità settimanali, patente e copertura assicurativa in corso.
Le corse fisse si ripetono automaticamente e restano il telaio della settimana. Le richieste nuove si aggiungono alla griglia per mezzo e per autista, con l'avviso quando due impegni si accavallano, quando un volontario non è disponibile in quella fascia o quando la revisione del mezzo cade in mezzo alla settimana. Le partenze vicine vengono proposte insieme, per riempire i posti invece di ripetere lo stesso viaggio.
L'autista riporta orari e chilometri sul foglio di viaggio, l'operatore chiude la corsa in pochi secondi. Da quel momento avete il registro completo: corse effettuate, chilometri per mezzo e per volontario, utenti serviti, accompagnamenti, spese da rimborsare. Le estrazioni per il rendiconto della convenzione, per il contributo o per la relazione di fine anno escono in CSV e in PDF, senza ricostruire nulla a memoria.
Funzionalità
Ogni funzione nasce da un passaggio reale della giornata: rispondere al telefono, incastrare un mezzo, far partire un volontario, chiudere il trimestre.
Ogni richiesta con utente, partenza, destinazione, ora dell'appuntamento, ritorno e note su carrozzina o accompagnatore.
Le richieste ricorrenti si programmano una volta e tornano ogni settimana senza reinserirle.
Una griglia sola con i giorni in orizzontale e i mezzi in verticale, dove le corse si spostano e si riassegnano.
Gli accavallamenti di mezzo o di volontario vengono segnalati mentre pianifichi, non il giorno dopo.
Le partenze vicine nella stessa fascia oraria vengono proposte come corsa unica, con i posti che restano liberi in evidenza.
È la leva che riduce davvero i chilometri percorsi senza nessuno a bordo.
Per ogni persona restano scritte le esigenze di trasporto, l'eventuale accompagnatore e la fascia di compartecipazione decisa dal regolamento.
Chi risponde al telefono vede subito se serve il mezzo con pedana.
Revisione, assicurazione, tagliando, verifica della pedana e degli ancoraggi, con avviso prima che la data arrivi.
Ogni mezzo porta con sé la storia dei chilometri e delle corse assegnate.
Chi guida quale mezzo, in quali fasce, fino a quando è valida la patente e la copertura assicurativa dell'organizzazione.
Le sostituzioni si trovano guardando chi è libero, non chiamando a caso.
Il volontario parte con un foglio chiaro: indirizzi in ordine, orari, spazio per chilometri iniziali e finali e per le anomalie.
Funziona anche per chi non usa lo smartphone e non vuole imparare un'applicazione.
Corse, chilometri, utenti serviti, accompagnamenti e spese documentate, filtrati per periodo, per mezzo o per comune.
Uscita in CSV per il foglio di calcolo e in PDF da allegare al rendiconto.
Vantaggi
Non promettiamo numeri che non potreste verificare: descriviamo i quattro effetti che si vedono quando la settimana smette di essere ricostruita ogni mattina.
Vedere insieme tutte le richieste della settimana permette di unire le partenze vicine e di far coincidere andata e ritorno di persone diverse. Ogni viaggio doppio evitato è carburante risparmiato, usura in meno sul mezzo e un'ora restituita a un volontario.
Il mezzo con pedana non può risultare in due posti alla stessa ora e un volontario non può essere assegnato mentre è indisponibile. L'errore viene segnalato durante la pianificazione, quando c'è ancora tempo per rimediare senza lasciare una persona sul portone di casa.
Le corse chiuse alimentano il registro giorno per giorno, quindi a fine trimestre i numeri richiesti dalla convenzione ci sono già: corse, chilometri, utenti, accompagnamenti, spese documentate. Restano dati verificabili, non una ricostruzione fatta a memoria in due serate.
Quando la coordinatrice è in ferie o cambia il referente dei mezzi, il piano della settimana, le esigenze degli utenti e le disponibilità dei volontari restano scritti e consultabili. Chi subentra apre la stessa griglia e capisce in dieci minuti come è organizzato il servizio.
Prova sociale
La coordinatrice che incastra le corse, l'ufficio comunale che riceve il rendiconto, il volontario che parte con il foglio in mano: tre punti di vista sullo stesso servizio.
Il lunedì mattina passavo due ore al telefono a rifare il piano perché un autista non c'era. Adesso apro la griglia, vedo chi è libero in quella fascia e sposto la corsa in un minuto. La cosa che mi ha convinta è l'avviso quando il mezzo con la pedana risulta già impegnato.
Marisa Fenaroli
Coordinatrice del servizio di trasporto sociale, ODV, Vigevano
Con l'associazione convenzionata avevamo sempre lo stesso problema al rendiconto trimestrale: i numeri arrivavano tardi e non tornavano mai con i fogli di viaggio. Ora ricevo un'estrazione con corse, chilometri e utenti serviti che posso allegare agli atti così com'è.
Gianpaolo Ruffini
Istruttore direttivo, ufficio servizi alla persona del comune, Fermo
Io il telefono lo uso per telefonare, non per compilare moduli. Il foglio che stampo la mattina mi basta: ho gli indirizzi in ordine, gli orari e lo spazio per i chilometri. In sede lo consegno e finisce dentro il registro, senza che io debba fare altro.
Aldo Zamperini
Autista volontario e referente dei mezzi, APS, Cuneo
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si sceglie in base a quanti mezzi girano davvero e a quante organizzazioni condividono il servizio. Si cambia piano quando cambia il servizio, non prima.
19 euro al mese
Per l'associazione che porta avanti il servizio con un mezzo e un gruppo ristretto di volontari.
Consigliato per i servizi attivi ogni giorno
59 euro al mese
Per il comune o l'associazione con più mezzi e un servizio attivo tutti i giorni della settimana.
129 euro al mese
Per unioni di comuni, ambiti sociali e reti di associazioni che condividono mezzi e volontari.
Prezzi per ente, IVA esclusa, senza vincolo di durata e con i dati esportabili in qualsiasi momento. TrasportoSolidale organizza le corse e prepara i numeri della rendicontazione: le autorizzazioni dei mezzi, le coperture assicurative dei volontari e i rapporti con l'ente committente restano in capo alla vostra organizzazione.
Domande frequenti
Otto risposte sui confini del servizio, sul trattamento dei dati e sul rapporto con la convenzione. Se ne manca una, scriveteci: la aggiungiamo.
No, è pensato per il trasporto sociale: accompagnare persone anziane, con disabilità o in condizione di fragilità a visite, terapie, centri diurni, uffici e commissioni della vita quotidiana, con mezzi ordinari o attrezzati e con autisti volontari o dipendenti dell'ente. Il trasporto sanitario con ambulanza e personale soccorritore segue regole, autorizzazioni e requisiti dei mezzi completamente diversi, definiti dalla normativa regionale, e non rientra in quello che TrasportoSolidale gestisce.
Vi aiuta sulla parte pratica, cioè i numeri che la convenzione chiede. L'articolo 56 del D.lgs. 117/2017 consente alle amministrazioni di stipulare convenzioni con organizzazioni di volontariato e associazioni di promozione sociale iscritte al RUNTS, prevedendo il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate. TrasportoSolidale tiene il registro delle corse, dei chilometri, degli utenti serviti e delle spese collegate, e ne produce le estrazioni. Il testo della convenzione, la determina e le verifiche restano compito dell'ente e dell'organizzazione.
Nel trasporto sociale la destinazione racconta spesso una condizione di salute, quindi i dati vanno trattati con prudenza. Il programma chiede solo quello che serve a organizzare la corsa: indirizzo, orario, esigenze di trasporto, presenza di un accompagnatore. La diagnosi non va scritta e non c'è un campo per farlo. Gli accessi sono nominativi e limitati a chi lavora sul servizio, i dati restano esportabili e cancellabili, e con il vostro ente firmiamo l'accordo previsto dall'articolo 28 del Regolamento UE 2016/679 nel ruolo di responsabile del trattamento.
Registra gli elementi su cui il rimborso si fonda: chilometri percorsi da ciascun volontario, corse effettuate, date e mezzi utilizzati, più le spese che l'organizzazione decide di tracciare, come pedaggi o parcheggi. Le regole restano le vostre, nel rispetto dell'articolo 17 del Codice del Terzo settore, che prevede la gratuità della prestazione del volontario e il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate, entro i limiti e alle condizioni stabiliti dall'organizzazione. TrasportoSolidale non sostituisce la contabilità né i controlli del vostro organo amministrativo.
No, ed è una delle scelte di fondo del programma. L'autista può ricevere il foglio di viaggio stampato, con gli indirizzi in ordine, gli orari e gli spazi per i chilometri iniziali e finali; al rientro lo consegna in sede e l'operatore chiude la corsa in pochi secondi. Chi invece preferisce il telefono apre una pagina web senza installare nulla e vede lo stesso identico foglio. Nessun volontario è costretto a cambiare abitudini per far funzionare il servizio.
È lo scenario normale e il programma è costruito così. Chi risponde al telefono cerca la persona nell'anagrafica, vede subito se serve il mezzo con pedana e se c'è un accompagnatore, inserisce data, ora dell'appuntamento e ritorno, e la richiesta entra nella settimana. Se poi volete raccogliere anche le segnalazioni dei servizi sociali o dei familiari per iscritto potete farlo, ma non è una condizione per usare TrasportoSolidale.
Sì. Ogni mezzo ha una scheda con targa, posti, presenza di pedana e ancoraggi, revisione, assicurazione, tagliando e verifiche periodiche, con avviso in anticipo sulla scadenza. La scheda funziona allo stesso modo per i mezzi di proprietà, per quelli concessi in comodato e per quelli messi a disposizione da un altro ente della rete, così il referente sa sempre quale veicolo può uscire e quale va fermato.
Sì in entrambe le direzioni. Utenti, mezzi e volontari si importano da un file CSV o da un foglio di calcolo, e nella fase iniziale vi diamo una mano a sistemare le colonne. In uscita esportate in qualsiasi momento anagrafiche, corse, chilometri e riepiloghi in CSV, oltre ai documenti in PDF. Non c'è vincolo di durata: se decidete di smettere, i dati escono in un formato che potete continuare a leggere e conservare.
Dal blog
Guide pratiche, riferimenti normativi e conti alla mano, scritti per chi organizza le corse e per chi le deve rendicontare.
Canale unico per le richieste, corse fisse inserite per prime, mezzi e volontari verificati e registro tenuto dal primo giorno: il metodo passo per passo.
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Scriveteci quanti mezzi avete, quanti sono attrezzati con pedana, quante corse fate in una settimana normale e quante di queste sono fisse, come la dialisi o la fisioterapia.
Con queste informazioni prepariamo un piano settimanale costruito sul vostro servizio, con le vostre zone e i vostri orari, invece di una presentazione uguale per tutti.
Rispondiamo dal lunedì al venerdì, di solito entro un giorno lavorativo.
Preferite la posta elettronica? Scrivete a jimenezjulien42@gmail.com e raccontateci il vostro servizio: rispondiamo allo stesso modo.